综合档案室发展历程

综合档案室发展历程

早在1950年,我所在秘书科设兼职档案员1人,并于1953年和1955年两次进行全所规模的文件材料收集工作。

1959年,在国家档案局的推动下,我所提出按课题建档的设想,完成了水煤气合成液体燃料课题的整理、立卷和归档工作。同年12月,国家档案局曾三局长在我所主持召开“全国技术档案工作现场会议”。根据1959年《中央关于统一管理党政档案通知》精神,我所于1960年2月成立了由党委直接领导的联合档案室,组建了76人的兼职档案员队伍,这是我所最早的档案管理网络。

1963年,我所成立情报档案室,并于1964年5月首次制定《大连化学物理研究所关于建立健全精密仪器档案管理办法》(草案)。

1965年4月,根据中共旅大市委“战备档案工作会议”精神,所党委抽调专人划定了科技档案的第一个保管期限表,将科技档案的保管期限划分为永久、长期、定期三类。

十年动乱期间,我所档案室被撤消,档案人员被下放到农村劳动。档案工作由一名资料员兼管,已建立的档案制度无人遵循,档案资料无人收集。因此,这段时间的科研档案残缺不全。

1972年,我所成立技术情报室,隶属科技处,设置了专职技术档案人员,对失散的大量档案资料进行了回收、整理和归档。

1979年全国档案工作会议后,我所档案工作得到了加强和充实。1980年4月成立了技术档案室。重建了档案管理网,修订了“科研专题档案管理办法”、“精密仪器设备档案归档制度”和“科研专题归档分类表”,归档制度趋于完善,分类管理更符合实际。1984年,所档案室被辽宁省档案局评为科技档案先进集体。

1993年我所根据国家档案局、国家计委、国家科委和建设部联合印发国档发(91)16号文“关于科学技术事业单位档案管理升级办法的通知”要求,把档案建设工作纳入本所发展计划,成立了综合档案室,将文书档案划归综合档案室统一管理,配置专职档案人员2人。并投入专项经费11万元,完成了综合档案库房的改建和设备添置工作。

1996年7月,中国科学院印发“关于开展档案工作目标管理活动的通知”,我所于当年12月成立档案目标管理领导小组,明确1名副所长主管档案工作,并担任档案目标领导小组组长;所班子把档案工作纳入“所长任期目标”中。

1997年4月,综合档案室由一二九街园区搬迁星海二站新址。面积达200平方米,综合档案室办公和库房都有了极大的改善。先后配备了计算机3台,照相机、扫描仪、激光打印机、空调机、去湿机、碎纸机,防磁柜1个、密集架、档案柜等多种设备,档案人员由原来的2人增至3人,基本满足了档案工作和现代化档案管理的需求。

同年,综合档案室建立了综合档案室主页,相关制度与常用表格等在网上可方便查询与利用,为科技人员提供了高效服务,提高了工作效率。

1997年,加强各门类档案归档工作,以所发文形式下发《关于对归档工作实行奖惩规定的通知》,首次对归档工作实行奖惩。

1997年12月25日,大连化物所档案工作取得了“科技事业单位档案管理国家二级”称号。

进入中科院知识创新一期工程后,我所基于档案、情报、图书一体化管理的思路,于1999年初成立了图书档案信息中心,将综合档案室、网络中心、图书馆、编辑部纳入统一管理,实现了更大范围的资源共享,同年专职档案人员由原来的3人缩减为2人。

1998年,于沁在全院档案目标管理活动中,被授予中科院达国家二级“有突出贡献”荣誉称号(个人)。

1999年3月,我所下发了《重新公布档案工作管理网络的通知》,建立了档案管理工作网络、对兼职档案员职责做了明确规定,进一步加强了档案达标后的档案规范工作。

随着知识创新工作的不断深入,我所各级领导对档案工作给予了大力的支持,档案管理工作也在不断地完善,逐渐从传统模式向现代模式转型,逐步从根本上改变档案工作的管理模式、利用方式等,为实现档案信息资源共享提供了巨大空间。

2001年6月,通过ISO9001质量体系认证工作(含档案工作)。

在领导重视、专职档案员的努力、机关与研究组相关人员的共同支持与配合下,2002年2月2日我所档案工作取得了“科技事业单位档案管理国家一级”称号。2001年7月,于沁获大连市档案先进工作者。

2003年3月,综合档案室荣获大连市“三八”红旗集体荣誉称号。同年9月,为纪念《档案法》颁布15周年,综合档案室集体参加大连市档案局组织的“新船杯”档案业务技能大赛,荣获第三名。

2004年9月20-21日,在所班子的重视、相关部门的配合、档案人员的努力下,我们顺利完成我所1980年以前符合进馆要求的2205卷档案,并安全移交中科院档案馆。其中:文书档案853卷、科研档案1195卷、照片档案2册90张、满铁相关资料157卷以及相关资料30本,卷内文件18638件。至此,为我所历时一年零三个月的档案进馆(一期)工作划上了圆满的句号。记载着大连化物所发展历史的重要档案(1912年至1980年)在院档案馆里得以永久保存。 综合档案室不断坚持档案工作的规范管理,特别是在2006年《中科院公共事务标准(档案)》出台以后,档案人员认真学习《标准》,以中科院各门类档案建档规范为依据,结合我所的实际情况,编写了符合我所档案工作发展的各门类档案的建档规范,共中包括文书、科研、基建、仪器设备、会计、声像等,文书档案对有关分类及保管期限进行了调整。随着档案工作的不断发展,2006年建立了名人档案、电子档案。

2006年1月,综合档案室获大连市档案先进集体。同年5月,荣获大连化物所保密工作先进集体。于沁获大连市档案先进工作者。 针对《标准》我们查找工作中存在的不足并逐一进行纠正与完善,2007年6月,我所档案工作最终以全院第二名的优异成绩通过“中科院公共事务档案管理标准院一级”单位的评选。于沁获中科院沈阳分院系统贯彻院公共事务管理标准工作先进工作者。

2009年创新性地建立了《公开发表论文、著作题录》网站,丰富了数据库信息,开展了公开发表论文电子档案管理的尝试,不仅提供信息资源共享,提供快捷网上查询。同时也快速便捷地为科技处年终对研究组的绩效考评提供可靠依据。

2009年9月,我所荣获“中科院一期档案进馆先进集体”称号。

2010年11月,《大连化物所研究组绩效考核办法》的通知,将归档工作纳入研究组考核,进一步明确档案责任。

从2011年开始实行纸质版和电子版双套制的归档方式。同时综合档案室根据工作需要,分别编制了《知识产权档案建档规范》、《数字化档案建档规范》。

2012年,细化了文书档案归档范围,并将归档工作直接落实到相关部门。同时,重新修订了我所声像档案的建档规范,调整归档范围,从而加大声像档案的收集力度。

2012年5月,荣获“大连市档案工作规范化管理先进集体”称号。同年10月,荣获大连化物所2012年度影视作品保密知识解读活动三等奖。

2013年4月,编制了大连化物所《固定资产投资项目档案建档规范(试用)》,经过一年多的试用,2015年在部分细节上加以修改,以所文形式下发了《大连化物所固定资产投资项目档案建档规范》,加强档案工作与项目过程管理同步进行。

2013年重新修订了《档案管理制度汇编》,此汇编包括了档案法、档案管理制度、档案人员岗位职责等相关规章。

2014年,以所文形式印发了《大连化物所档案鉴定销毁管理办法》、《大连化物所档案归档管理办法》、《大连化物所档案借阅管理办法》等。我们坚持制度在先,通过制定相关制度,进一步规范档案工作,为我所顺利开展和完善档案管理工作奠定了良好的基础。

2015年编制了科研、设备兼职档案员工作手册。同年9月,荣获“2014年保密法实施条例征文比赛”优秀组织奖。

2011年3月至2015年12月完成了中科院部署的二期档案进馆(1981年至1990年)工作任务。2011年3月召开了二期档案进馆启动会,在档案人员精心组织与培训下,聘请了我所退休的组长、高研人员对科研档案进行了档案鉴定;组织机关负责人及兼职档案人员对文书档案、声像档案进行鉴定,我们聘用临时人员对进馆档案进行了档案整理、计算机著录。2014年10月13日,顺利通过由院档案馆组织纸版档案验收工作;纸版档案数字化工作于2014年11月5日至2014年12月12日在中科院档案馆进行。最终二期进馆档案数量为:科研档案846卷;文书档案484卷;名人(去世)档案2人93卷,去世人员5人8卷,照片236张,数字化档案259366画幅。出色地完成二期档案进馆任务,为国家、中科院留下了宝贵财富。

2016年4月,大连化物所荣获“中国科学院二期档案进馆及数字化工作(第一批)先进集体”称号。于沁、王岩、胡娟3名档案人员分别获得优秀个人称号。

2016年增加了先导项目档案门类,其包括科研档案(科研课题与研制设备)、大型仪器设备、声像档案和电子档案。

为全面推进档案数字化工作,在所里经费支持下,2016年购置紫光电子档案管理系统,建立数字档案资源库,不但满足档案目录信息化管理,而且实现了电子文件安全存贮与共享。从2011年开始对增量的文书档案和科研档案采用了双套制归档方式,制定了数字化档案归档范围,并在实践中不断改进,同时为了加大收集力度,保证归档质量,大连化物所加大资源投入,建立了档案数字化工作室,配备数字化专用设备。目前已完成存量专利证书、奖状、照片档案的数字化工作。2017年大连化物所被列入了中科院院属单位数字化档案室建设试点单位,同时积极承担了《电子文件收集与电子档案管理》专项课题,开展档案信息化工作探索。研究所的档案工作也在逐步向增量档案电子化、存量档案数字化、档案利用网络化的管理模式迈进,促进档案信息资源共享。

做好项目档案管理的前提是收集工作。而档案的收集整理又是一项细致而艰难的工作。为发挥档案在过程管理中的监督促进作用,提高科研和管理工作质量,扩充项目档案归档范围,便于操作。从项目立项开始档案人员就着手对项目兼职档案人员进行业务培训并且随时跟踪检查、指导项目档案的收集与整理工作,及时发现问题,并提出了整改建议同时,做到项目档案预立卷检查(阶段检查),保证项目档案的齐全、完整与系统。由于专职档案人员培训、指导与检查到位,顺利通过国家、中科院、沈阳分院对各类项目档案的验收,同时得到专家的高度评价,认为我所档案工作在全院起到了排头兵的作用。

2017年3月24日,荣获“大连市档案工作先进集体”称号;(2012-2015)。

2017年5月,根据中科院部署及所班子换届,职能部门进行调整,综合档案室隶属办公室。

随着我们所各项工作不断发展,档案门类以及每年档案数量的增加,2011年档案人员由原来的2人增加至3人,现五级职员2人,六级职员1人,其中大学本科1人,研究生2人,均为中共党员。在日常工作中,档案人员不断地学习档案业务知识与档案工作交流,以理论指导实践,在实践中积累经验,力争把我所的档案工作做得更加科学与规范。



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